Vai pašnodarbinātais drīkst neizsniegt rēķinu?

Pašnodarbinātais ir viena no saimnieciskās darbības formām Latvijā. Pašnodarbināto skaits pēdējo gadu laikā ir pieaudzis. Pēc Latvijas oficiālās statistikas portāla datubāzes datiem, 2023.gadā Latvijā bija 118,4 tūkst. pašnodarbinātu personu, kas ir par 6.8 tūkstošiem vairāk, kā 2021.gadā. Pašnodarbināta persona pati uzņemas atbildību par uzņēmējdarbības veikšanu, tai skaitā nodokļu nomaksu Valsts ieņēmumu dienestam. 

Daudziem pašnodarbinātajiem nereti rodas jautājums — vai pašnodarbinātais drīkst neizsniegt rēķinu par sniegtajiem pakalpojumiem vai pārdotajām precēm? Vai pastāv izņēmumi, kad rēķinu var neizsniegt? 

Šajā rakstā skaidrosim, kādos gadījumos pašnodarbinātais drīkst vai nedrīkst neizsniegt rēķinu, kā arī kādas sekas tas var radīt. Lasi tālāk!

Regulējumi un likumi

Latvijā pašnodarbinātā grāmatvedību reglamentē Grāmatvedības likums, kā arī Ministru kabineta noteikumi Nr. 322 „Kārtība, kādā individuālie komersanti un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā”.

Grāmatvedības likuma regulējumi

• Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 4.pantu — grāmatvedības uzdevums ir nodrošināt finanšu pārskatu lietotājus ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu, saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu. 
• Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 6.pantu — grāmatvedība ir jāreģistrē visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi.
• Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 8. pantu, kurā atrunāti grāmatvedības reģistru kārtošanas vispārīgie noteikumi minēts, ka — grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību, piemēram, rēķins.

Ministru kabineta noteikumi

• Ministru kabineta noteikumi Nr. 322 paredz, ka individuālais komersants un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību un kuras apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz 300 000 euro var kārtot grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā. 
• Ierakstus grāmatvedības žurnālā izdara pamatojoties ar ārējiem attaisnojuma dokumentiem (piemēram, maksājumu konta izraksts par personas veiktajiem naudas darījumiem konkrētā datumā vai konkrētā laikposmā, kases čeks, Valsts ieņēmumu dienestā reģistrēta kvīts vai biļete).

Tātad, pamatojoties uz MK noteikumiem Nr.322, var secināt, ka, arī maksājuma konta izraksts par personas veiktajiem darījumiem var kalpot kā apliecinājums, ka darījums ir noticis. Līdz ar to, pastāv situācijas, kad pašnodarbināta persona rēķinu var neizrakstīt. Tomēr rēķina izrakstīšana var palīdzēt atvieglot grāmatvedības uzskaiti.

Rēķina izsniegšanas nepieciešamība

Kā iepriekš minējām, rēķins ir viens no dokumentiem, kas apstiprina darījumu esamību, un tā izsniegšana ir būtiska. Tas tāpēc, ka rēķins palīdz uzturētu precīzu finanšu uzskaiti un kontroli pār pašnodarbinātā ienākumiem un izdevumiem.

Izsniegt rēķinus ir svarīgi arī no nodokļu kontroles viedokļa. Tas palīdz nodrošināt, ka visi darījumi tiek korekti atspoguļoti grāmatvedības uzskaitē un ka tiek veikti atbilstoši nodokļu maksājumi. Ja rēķins netiek izsniegts, pastāv risks, ka pašnodarbinātā ienākumi netiks pilnībā deklarēti, līdz ar to pašnodarbinātajam var tikt piemērotas sankcijas. 

Tomēr jāatceras, ka rēķins nav vienīgai attaisnojuma dokumenta veids, ko pašnodarbinātais var izmantot grāmatvedības nolūkiem.

Rēķina izrakstīšana fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību

Daļai pašnodarbināto neskaidrs ir jautājums — kā izrakstīt rēķinu, ja tā saņēmējs ir fiziska persona, nevis uzņēmums. Šajā gadījumā, ja otrs saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona (kas neveic saimniecisko darbību), rēķinā jānorāda vārds un uzvārds. Papildus var norādīt arī personas kodu, ja personai tāds piešķirts.

Pašnodarbinātā pienākumi un iespējas

Pašnodarbinātajiem ir vairāki būtiski pienākumi saistībā ar rēķinu izsniegšanu, lai nodrošinātu, ka viņu uzņēmējdarbība atbilst normatīvajiem aktiem un nodokļu prasībām. 

1. Pašnodarbinātajiem ir jāizsniedz rēķins par katru veikto darījumu. Rēķins kalpo kā pierādījums tam, ka darījums ir noticis un ka abas puses tam ir piekritušas.
2. Rēķinam ir jāatbilst noteiktām formālām prasībām. 
3. Pašnodarbinātajiem ir pienākums nodrošināt, ka visi izsniegtie rēķini tiek kārtīgi uzskaitīti un uzglabāti noteiktu laika periodu, parasti piecus gadus. Šī uzskaite ir svarīga, lai varētu pierādīt visus veikto darījumu faktus nodokļu kontroles vai audita gadījumā.
4. Pamatojoties uz izsniegtajiem rēķiniem, pašnodarbinātajam ir jāaprēķina un jāsamaksā atbilstoši nodokļi, piemēram, iedzīvotāju ienākuma nodoklis un PVN (ja tas ir reģistrēts pievienotās vērtības nodokļa maksātājs).

Attaisnojuma dokumentā ietveramie rekvizīti un informācija

Rēķina noformēšanas prasības ir atrunātās grāmatvedības likumā, un pašnodarbinātā pienākums ir rēķinu noformēt atbilstoši likumdošanai. Saskaņā ar 11.panta 5.punktu, attaisnojuma dokumentā ietverami vismaz šādi rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

1. Dokumenta veida nosaukums;
2. Dokumenta datums;
3. Dokumenta numurs;
4. Ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu;
5. Ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus, ja tādi ir;
6. Ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, — vārds un uzvārds. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
7. Saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, bet normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos — arī cita informācija par saimniecisko darījumu (piemēram, daudzums, mērvienība);
8. Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
9. Par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts (izņemot šā panta sestajā, septītajā un astotajā daļā minētos gadījumus).

Apkopojot svarīgāko — saimnieciskās darbības veicējs (pašnodarbinātais) drīkst neizsniegt rēķinu, ja maksājumu par sniegto pakalpojumu vai produktu var pierādīt ar cita veida attaisnojuma dokumentu, piemēram, kvīti vai konta izraksta pārskatu. Tomēr, rēķinu izrakstīšana ir viens no ērtākajiem veidiem, kā fiksēt darījumu esamību. Svarīgi gan atcerēties, ka rēķins ir jānoformē atbilstoši likumdošanai. Informācija, kas jāiekļauj rēķinā ir atrunāta Grāmatvedības likumā.