Rēķinu sagatavošana elektroniski – ko noderīgi zināt? 

Pateicoties tehnoloģiju attīstībai, arvien vairāk grāmatvedības procesu notiek elektroniski, t.sk. rēķinu sagatavošana. E-rēķins ir dokuments, kas sagatavots strukturētu elektronisku datu formā. No 2025. gada Latvijā plānots ieviest elektronisko rēķinu (e-rēķinu) kā obligātu starp komersantiem un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm, tādēļ, lai Jūs nepiedzīvotu nepatīkamus pārsteigumus ne tagad, ne tuvākajā nākotnē, šajā rakstā esam apkopojuši visu, ko noderīgi zināt par rēķinu sagatavošanu elektroniski.

E-rēķini var tikt izrakstīti dažādos formātos

Šobrīd nav noteikts konkrēts formāts, kādā būtu jābūt izrakstītam e-rēķinam – tas var būt teksta vai, piemēram, šifrēta attēla formātā. Tas var tikt gatavots Excel lietotnē vai, piemēram, speciālā rēķinu izrakstīšanas programmā. Viss atkarīgs no Jums paša!

Tomēr esiet uzmanīgs un atcerieties – sākot ar 2026. gada 1. janvāri, Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt tieši XML formāta e-rēķinus (failus).

E-rēķiniem jāsatur noteikta informācija

Saskaņā ar Grāmatvedības likumu grāmatvedības reģistros tiek veikti tādi ieraksti, kurus iespējams pamatot ar attaisnojuma dokumentiem. Šo dokumentu galvenais uzdevums ir apliecināt darījuma esamību, un tiem jāatbilst Grāmatvedības likumā noteiktajām prasībām, t.sk. jāsatur noteikta informācija. 

E-rēķiniem jāsatur sekojoša informācija par saimniecisko darījumu:

• Dokumenta veida nosaukums
• Dokumenta datums
• Dokumenta numurs
• Dokumenta autors
• Citi saimnieciskā darījuma dalībnieki
• Saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē

E-rēķiniem ne vienmēr jābūt parakstītiem

Grāmatvedības likums paredz, ka rēķiniem ir jābūt parakstītiem. Tomēr tāpat šis likums paredz izņēmuma gadījumus, kad paraksts nav nepieciešams. Tie ir sekojoši:

• Rēķins tiek izsniegts darījuma partnerim (uzņēmumam vai fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību) un rēķinā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, piemēram, līgums, vienošanās u.c.
• Rēķins tiek izsniegts fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību rēķinā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar konkrēto fizisko personu.
• Minētā saimnieciskā darījuma esību apliecina rēķina saņēmējs, kas ir atbildīgs par saimnieciskā darījuma veikšanu un rēķinā sniegtās informācijas pareizību.
• Darījuma partneri ir savstarpēji vienojušies par paraksta neesamību, piemēram, līgumā vai e-pasta sarakstē, kur ir atrunāts rēķina nosūtīšanas datums, formāts un saņēmēja e-pasta adrese. 

E-rēķiniem, kuri tiek sagatavoti un izsniegti bez paraksta, ir jāsatur visa augstāk minētā informācija. Konkrēta atsauce uz Grāmatvedības likuma pantiem vai savstarpēji noslēgto vienošanos nav nepieciešama – tādā gadījumā pietiek vien ar tekstu “Rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta.”

E-rēķini visbiežāk tiek gatavoti XML formātā

Strukturēta e-rēķina datnes formāts ir XML (Extensible Markup Language). XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā, un tai ir jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

XML formātā sagatavotus e-rēķinus var nosūtīt tieši no rēķina izsūtītāja sistēmas uz rēķina saņēmēja sistēmu, tādējādi atvieglojot rēķinu pārvaldību. Formāli elektroniski nosūtīti rēķini PDF, JPG vai PNG formātā netiek uzskatīti par e-rēķiniem.

Dažādās valstīs prasības attiecībā uz e-rēķiniem var atšķirties

Tā kā dažādās valstīs prasības attiecībā uz e-rēķiniem var atšķirties, pirms sadarbības ar ārvalstu partneri ir svarīgi pārliecināties, ka Jūsu e-rēķini atbilst vietējiem normatīvajiem aktiem un standartiem. Tāpat šīs prasības var atšķirties arī uzņēmumu līmenī, tādēļ pārliecināšanās vienmēr ir laba doma. 

No 2025. gada e-rēķinu izmantošana būs obligāta apritē starp komersantiem (B2B) un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G)

Kā jau minējām šī raksta ievadā, no 2025. gada e-rēķinu izmantošana būs obligāta apritē starp komersantiem (B2B) un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G). Tas nozīmē, ka šādos gadījumos rēķins būs jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins jeb XML formātā. Šo grozījumu mērķis ir apkarot ēnu ekonomiku un samazināt Latvijas PVN plaisu.

Šobrīd šie grozījumi paredz arī, ka no 2026. gada 1. janvāra visiem Latvijā reģistrētajiem uzņēmumiem būs obligāti jānoformē rēķini kā strukturēti elektroniski rēķini. 

Pastāv dažādas e-rēķinu izrakstīšanas programmas

Pateicoties tehnoloģiju attīstībai, šobrīd pastāv dažādas e-rēķinu izrakstīšanas programmas, kas var pamatīgi atvieglot uzņēmuma ikdienu. Rēķinu izrakstīšana uzņēmumiem, īpaši rēķinu izrakstīšana e-komercijas uzņēmumiem var būt pamatīgs izaicinājums, savukārt rēķinu izrakstīšanas programma palīdz ietaupīt laiku un pūles, kas tiek veltītas rēķinu gatavošanai, samazinot vajadzību manuāli ievadīt datus un novēršot kļūdas. Turklāt lielu daļu no šīm programmām iespējams integrēt ar populārām grāmatvedības programmām, tādējādi automatizējot daudzus finanšus procesus.

Dažādus automatizētos rīkus rēķinu izrakstīšanai piedāvā arī Rēķini 123. Vienkārša programmatūra, uzlabotas funkcijas, izdevīgs risinājums – izmēģiniet jau tagad! Piedāvājam rēķinu izrakstīšanas rīkus gan frīlanseriem, gan uzņēmumiem.