Rēķinu izrakstīšanas programma – svarīgākie izvēles kritēriji

Ikvienam, kurš nodarbojas ar uzņēmējdarbību, ir jāparūpējas par to, lai grāmatvedība vienmēr būtu sakārtota. Viens no svarīgākajiem grāmatvedības uzdevumiem – rēķinu izrakstīšana. Tas var būt laikietilpīgs process, tādēļ daudzi uzņēmēji izvēlas izmantot rēķinu izrakstīšanas programmas, kas var palīdzēt uzlabot uzņēmējdarbības efektivitāti, likviditāti un naudas plūsmu, datu drošību u.c. Tomēr, tā kā katrai uzņēmējdarbībai ir specifisks virziens un mērķis, dažādu uzņēmēju vajadzības attiecībā uz grāmatvedības vešanu atšķiras un, lai varētu izvēlēties piemērotāko rēķinu izrakstīšanas programmu, vajadzētu ņemt vērā un izvērtēt vairākus faktorus. Šajā rakstā esam apkopojuši svarīgākos izvēles kritērijus. 

Abonēšanas plāns

Tas, kas ir piemērots pašnodarbinātai personai, visticamāk, nebūs piemērots uzņēmumam ar vairākiem desmitiem un pat simtiem darbinieku, tādēļ sākumā vajadzētu pievērst uzmanību tam, kādus abonēšanas plānus piedāvā rēķinu izrakstīšanas programma. Attiecībā uz abonēšanas plānu izvērtējiet sekojošus faktorus: cena, konta lietotāju skaits, kontam piesaistīto uzņēmumu skaits, pieejamās funkcijas, abonementa termiņš, dokumentu formāti. Atsevišķas programmas piedāvā arī pielāgotus abonēšanas plānus, tādējādi katrs var sakomplektēt savām vajadzībām un vēlmēm piemērotāko.

Lietojamība  

Pirms iegādājaties rēķinu izrakstīšanas programmu, izvērtējiet pašreizējo rēķinu izrakstīšanas procesu un identificējiet galvenās problēmas, piemēram, manuāla datu ievadīšana, lēns rēķinu izveides un nosūtīšanas process u.tml. Pēc tam izvērtējiet, kādas ir Jūsu galvenās prasības attiecībā uz programmu! Ikvienu programmu iespējams apgūt, tomēr nevarēsiet nodrošināt efektīvu uzņēmējdarbību, ja pavadīsiet ilgu laiku, mēģinot izprast sarežģītu rēķinu izrakstīšanas programmu. Šī iemesla dēļ vēl pirms programmas iegādes izpētiet programmas lietojamību – gan interfeisu, gan dažādas iespējas. Lai varētu izpētīt programmas lietojamību, laba doma ir izmantot tādu iespēju kā izmēģinājuma periods! Ja tomēr izvēlētajai programmai tāds nav pieejams, nebaidieties sazināties ar klientu atbalstu, lai noskaidrotu savas iespējas izpētīt programmas lietojamību.  

Integrācija ar esošajām sistēmām

Izvēloties rēķinu izrakstīšanas programmu, svarīgi, lai to varētu integrēt ar citām sistēmām, kas tiek izmantotas uzņēmējdarbības nodrošināšanai, piemēram, esošajām grāmatvedības programmām un CRM sistēmām, tādējādi nodrošinot vienotu un efektīvu uzņēmējdarbības pārvaldību. Lai integrācija būtu veiksmīga, sākumā izvērtējiet, kādas sistēmas Jūsu uzņēmumā tiek izmantotas šobrīd un apdomājiet, vai izvēlētā rēķinu izrakstīšanas programma būs piemērota! Ja Jūsu uzņēmumā ir vairāki darbinieki, šajā jautājumā noteikti ir vērts apspriesties ar darbiniekiem, tādējādi nevienam nebūs nepatīkamu pārsteigumu, kad jaunā programma nevis atvieglo, bet gan tieši pretēji – apgrūtina ikdienu. 

Funkcijas

Svarīgākais, protams, ir rēķinu izrakstīšanas programmas funkcijas. Jāņem vērā, ka dažādas programmas piedāvā dažādas funkcijas, tādēļ, izvēloties rēķinu izrakstīšanas programmu, ir ļoti svarīgi rūpīgi izpētīt tās funkcionalitāti. Dažas no populārākajām un noderīgākajām rēķinu izrakstīšanas programmu funkcijām, kuras ir vērts apsvērt:

• Automatizēta rēķinu izveide. Ļauj ātri un vienkārši izveidot kvalitatīvi noformētus rēķinus, izmantojot iepriekš sagatavotas rēķinu veidnes.
• Klientu un produktu informācijas uzglabāšana. Ļauj ievadīt un saglabāt informāciju par piedāvātajiem produktiem un klientiem, kas pēc tam var tikt izmantota atkārtoti.
• Elektroniski rēķini. Ļauj izveidot un nosūtīt klientiem rēķinus elektroniski, izmantojot e-pastu vai citus elektroniskos kanālus.
• Rēķinu uzraudzība. Ļauj sekot līdzi nosūtīto rēķinu statusam: apmaksāti, gaida apmaksu vai kavēti, tādējādi ietaupot laiku. 
• Pārskatu un atskaišu gatavošana. Ļauj izveidot finanšu pārskatus un atskaites, lai varētu ātri un ērti pārskatīt grāmatvedības situāciju. Tomēr šāda funkcija pieejama, ja izvēlētā programma integrējas ar esošajām grāmatvedības sistēmām.
• Automātisko atgādinājumu sūtīšana. Ļauj nosūtīt automātiskus atgādinājumus par kavētiem rēķinu maksājumiem, tādējādi ietaupot laiku un nodrošinot efektīvu uzņēmuma finanšu plūsmu. 

Kad esat izpētījis programmas funkcionalitāti, apdomājiet – kuras no piedāvātajām funkcijām ir aktuālas Jūsu uzņēmumam? Jo vairāk un dažādākas funkcijas, jo dārgāks, visticamāk, būs abonements, tādēļ izvēlieties tikai tās funkcijas, kas patiesi būs nepieciešamas!

Klientu atbalsts

Šis ir kritērijs, par kuru daudzi neaizdomājas, tomēr kvalitatīvs klientu atbalsts ir viena no svarīgākajām rēķinu izrakstīšanas programmas sastāvdaļām. Lai pārliecinātos par klientu atbalsta kvalitāti, izmantojiet iespēju sazināties ar klientu apkalpošanas speciālistu, lai noskaidrotu visus sev interesējošos jautājumus! Tā kā rēķinu izrakstīšanas programma ir daudzu uzņēmēju neatņemama ikdienas sastāvdaļa, lai tā varētu palīdzēt efektivizēt uzņēmējdarbību, svarīgi, lai tā varētu nodrošināt nepārtrauktību. Tomēr mēs nekad nevaram paredzēt, kad programma piedzīvos tehniskas problēmas, un ir labi, ja tādā gadījumā ir kāds, kurš var palīdzēt.  

Cena

Galu galā svarīga ir arī rēķinu izrakstīšanas programmas cena un tas, vai tā ir atbilstoša piedāvātajam pakalpojumam. Ņemiet vērā un atcerieties – ne vienmēr dārgākā programma ir labākā programma. Programmas cenu svarīgi izvērtēt programmas funkcionalitātes kontekstā, un pavisam noteikti nav vērts maksāt par funkcijām, kuras neizmantosiet, tādējādi radot uzņēmumam liekus izdevumus. Tāpat svarīgi pievērst uzmanību dažādām apmaksas iespējām – visbiežāk par programmu būs iespējams norēķināties, veicot ikmēneša maksājumu vai gada maksājumu. Ja rēķinu izrakstīšanas programma ir neatņemama uzņēmējdarbības sastāvdaļa, iesakām izvēlēties gada maksājumu, kuram nereti tiek piemērota atlaide, ilgtermiņa abonementu padarot izdevīgāku. 

Rēķinu izrakstīšanas programma ir speciāls rīks, kas var palīdzēt automatizēt dažādus procesus, izveidot, izsniegt un pārvaldīt rēķinus, tādējādi atvieglojot uzņēmējdarbības grāmatvedības pārvaldību un efektivizējot uzņēmējdarbību. Izvēloties rēķinu izrakstīšanas programmu, rūpīgi salīdziniet dažādus piedāvājumus! Izvērtējiet uzņēmuma vajadzības, kā arī augstāk minētos faktorus, tādējādi varēsiet pieņemt pārdomātu lēmumu un efektivizēt uzņēmējdarbību. 
Ieskatieties, kādus rīkus piedāvā Rēķini 123 – iespējams, tie noder arī Jūsu uzņēmējdarbības attīstībā! Ar mūsu palīdzību ērta un vienkārša būs gan rēķinu izrakstīšana frīlanseriem, gan rēķinu izrakstīšana uzņēmumiem, t.sk. rēķinu izrakstīšana e-komercijas uzņēmumiem.