Obligātie rekvizīti rēķinā – Ko noderīgi zināt?

Rēķins ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma darījumu esamību, un rēķinu izrakstīšana ir neatņemama uzņēmējdarbības sastāvdaļa. Vai vari iedomāties, cik daudz problēmu var radīt nepareizi izrakstīti rēķini? Lai gan rēķinu noformēšana var šķist pavisam vienkārša, precizitāte un atbilstība normatīvajiem aktiem ir būtiska, lai nodrošinātu uzņēmuma dokumentu likumību un izvairītos no problēmām ar Valsts ieņēmumu dienestu. 

Tieši tāpēc ir svarīgi ievērot rēķina noformēšanas prasības un iekļaut visus obligātos rekvizītus. Lasi tālāk, lai uzzinātu kādi rekvizīti obligāti jāiekļauj rēķinā visiem, kas veic saimniecisko darbību un ko ir noderīgi par tiem zināt!

Rēķina numurs

Rēķinu noformēšanas prasības un grāmatvedības organizēšanas prasības ir apskatāmas Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā un reglamentētas likumā „Grāmatvedības likums„. Tajā jāiekļauj visa informācija par saimniecisko darījumu.

Saskaņā ar VID mājaslapā pieejamo informāciju, viens no obligātajiem rekvizītiem grāmatvedības attaisnojuma dokumentos ir rēķina numurs. Tas ir unikāls identifikators, kas nodrošina kārtību un pārskatāmību uzņēmuma grāmatvedībā. 

Lai nodrošinātu efektīvu rēķinu izsekošanu un novērstu kļūdas, rēķina numuriem ir jābūt piešķirtiem secīgi, turklāt katrs numurs ir jāpiešķir tikai vienu reizi — tas nedrīkst atkārtoties.

Rēķina numuru piešķiršanas sistēmas

1. Vienkāršā sistēma. Rēķina numuri tiek piešķirti secīgi, sākot no 1 (1,2,3 utt.). Alternatīvi, var izmantot arī pierakstu ar nullēm, piemēram, 01,02,03, lai nodrošinātu vienotu formātu visiem rēķiniem.
2. Sistēma ar nullēm. Šajā sistēmā rēķinu numuri tiek piešķirti ar noteiktu skaitu vadošo nuļļu, piemēram 0001,0002,0003 utt. Šāda pieeja palīdz nodrošināt konsekvenci un atvieglot rēķinu kārtošanu elektroniskajās sistēmās.
3. Uz gadu balstīta sistēma. Šeit katram rēķinam tiek piešķirts izdošanas gada prefikss, piemēram, 2020-1, 2020-2. Šī sistēma palīdz ļoti ātri identificēt rēķina izdošanas gadu.
4. Uz gadu un mēnesi balstīta sistēma. Šajā gadījumā rēķinu numurēšana ietver gan izdošanas gadu, gan mēnesi, piemēram, 2020-01-1, 2020-01-2. Šī sistēma ir īpaši noderīga uzņēmumiem ar lielu rēķinu apjomu, jo tā ļauj precīzāk sekot līdzi izsniegtajiem rēķiniem.

Tātad, izvēloties rēķinu numurēšanas sistēmu, svarīgi ir ne tikai nodrošināt secīgu un unikālu numuru piešķiršanu, bet arī izvēlēties tādu sistēmu, kas vislabāk atbilst uzņēmuma vajadzībām un grāmatvedības prasībām.

Datums

Vēl viens būtisks obligātais rekvizīts rēķinā ir datums. Precīza datumu norādīšana ir svarīga, lai nodrošinātu skaidrību gan uzņēmuma iekšienē, gan attiecībās ar klientiem un sadarbības partneriem. 

Rēķinā jānorāda šādi datumi:

• Rēķina izsniegšanas datums. Tas ir datums, kad rēķins tiek oficiāli izrakstīts un nodots klientam. Šis datums ir būtisks, jo tas bieži vien kalpo kā atsauce turpmākajām darbībām, piemēram, apmaksas termiņa noteikšanai.
• Apmaksas datums. Ja nepieciešams, rēķinā var norādīt arī apmaksas datumu jeb termiņu, līdz kuram rēķins jāapmaksā. Tas palīdz klientam plānot maksājumu un nodrošina skaidrību par saistībām.
• Preču piegādes datums. Gadījumos, kad rēķins tiek izrakstīts par precēm, kuru piegāde notiek citā datumā nekā rēķina izsniegšana, svarīgi ir norādīt arī piegādes datumu. Tas nodrošina papildu informāciju par darījuma izpildi.

Pārdevēja dati

Nākošais rekvizīts, kas jānorāda rēķinā, ir pārdevēja jeb saimnieciskās darbības veicēja dati. Šī informācija ir būtiska, lai skaidri identificētu uzņēmumu, kas izraksta rēķinu, un nodrošinātu, ka klienti un nodokļu iestādes var viegli identificēt rēķina izrakstītāju. 

Rēķinā jānorāda šādi pārdevēja dati:

• Uzņēmuma nosaukums: Pilns juridiskais nosaukums, kāds tas ir reģistrēts komercreģistrā. Tas palīdz identificēt uzņēmumu un nodrošina, ka klienti un iestādes var viegli sazināties ar rēķina izdevēju. Ja dokumenta autors ir fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību, jānorāda tās vārds un uzvārds, personas kods (ja personai tāds piešķirts).
• Adrese: Uzņēmuma juridiskā adrese, kas ir reģistrēta komercreģistrā. Tas ir svarīgi, lai identificētu precīzu uzņēmuma atrašanās vietu un kontaktinformāciju.
• Reģistrācijas numurs: Uzņēmuma reģistrācijas numurs, kas piešķirts, reģistrējoties komercreģistrā. Šis numurs ir unikāls uzņēmuma identifikators, kā arī nodokļu maksātāja reģistrācijas kods.
• PVN maksātāja numurs: Ja uzņēmums ir pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs, rēķinā jānorāda arī PVN maksātāja numurs. Tas ir īpaši svarīgi, lai nodrošinātu atbilstību nodokļu prasībām un lai klienti varētu precīzi aprēķināt un deklarēt PVN.

Pircēja dati

Pēc pārdevēja datiem jānorāda arī pircēja dati. Rēķinā jānorāda šādi pircēja dati:

• Pircēja nosaukums: Ja pircējs ir juridiska persona, jānorāda tās pilns juridiskais nosaukums, kā tas ir reģistrēts attiecīgajā reģistrā. Ja pircējs ir fiziskā persona, jānorāda personas vārdu un uzvārdu. Tas palīdz skaidri identificēt, kam rēķins tiek izrakstīts.
• Adrese: Pircēja juridiskā vai faktiskā adrese, kas nepieciešama, lai būtu precīza norāde par pircēja atrašanās vietu. 
• Reģistrācijas numurs: Ja pircējs ir juridiska persona, jānorāda tās reģistrācijas numurs, kas piešķirts komercreģistrā.
• PVN maksātāja numurs: Ja pircējs ir PVN maksātājs un tas ir piemērojams darījumam, rēķinā jānorāda arī pircēja PVN maksātāja numurs.

Preces vai pakalpojuma apraksts

Vēl viens būtisks obligātais rekvizīts rēķinā ir preces vai pakalpojuma apraksts. Šis rekvizīts nodrošina skaidrību par to, par ko tieši tiek izrakstīts rēķins, un palīdz gan klientiem, gan grāmatvedībai viegli izprast darījuma detaļas. 

Rēķinā jānorāda šādi elementi:

• Produkta/pakalpojuma apraksts: Precīzs un skaidrs preces vai pakalpojuma apraksts, kas ļauj nepārprotami identificēt, kas ir piegādāts vai sniegts.
• Vienību skaits: Precīzs piegādāto preču vai sniegto pakalpojumu vienību skaits. Tas palīdz noteikt kopējo rēķina summu, ņemot vērā cenu par vienu vienību.
• Cena: Cena par vienu vienību, kas var būt norādīta bez PVN vai ar PVN atkarībā no darījuma un norēķinu sistēmas.
• Kopējā summa: Gala summa, kas norāda uz preču vai pakalpojumu kopējo vērtību, ņemot vērā vienību skaitu un cenu. Šī summa parasti tiek norādīta gan bez PVN, gan ar PVN, ja tas ir piemērojams.

Piegādes un apmaksas nosacījumi

Visbeidzot, rēķina būtisks rekvizīts ir piegādes un apmaksas nosacījumi, kas nodrošina, ka abas darījuma puses skaidri saprot preču vai pakalpojumu piegādes veidu, kā arī apmaksas kārtību. 

Rēķinā jānorāda šādi piegādes un apmaksas nosacījumi:

• Piegādes veids: Norādiet, kādā veidā preces tiks piegādātas vai pakalpojums sniegts. Tas var būt, piemēram, piegāde ar kurjeru, pa pastu, elektroniski vai uz vietas. 
• Apmaksas termiņi: Precīzi norādiet, līdz kuram datumam rēķins ir jāapmaksā. Apmaksas termiņš var būt, piemēram, 10, 15, 30 dienas no rēķina izsniegšanas datuma, vai arī konkrēts datums. 
• Bankas dati: Norādiet bankas konta informāciju, uz kuru jāveic maksājums. Šeit jāiekļauj konta numurs, bankas nosaukums, un, ja nepieciešams, arī SWIFT kods vai IBAN numurs. Precīzi norādīti bankas dati nodrošina, ka maksājums tiek veikts pareizajā kontā.

Apkopojot svarīgāko — lai nodrošinātu uzņēmuma attaisnojuma dokumentu atbilstību prasībām, kas atrunātas normatīvajos aktos, ir svarīgi rēķinā iekļaut visus obligātos rekvizītus (dokumenta veida nosaukumu, dokumenta datumu, numuru, ziņas par dokumenta autoru, saimnieciskā darījuma dalībniekiem un darījuma aprakstu). Pirms attaisnojuma dokuments tiek izrakstīts, vienmēr pārbaudi, vai rēķins sastādīts korekti.Obligātie rekvizīti rēķinā: Kas jāiekļauj katrā rēķinā?