Efektīva laika plānošana jeb kā izveidot darba grafiku, kas palīdz sabalansēt darbu un personīgo dzīvi.

„Māja spīdēs un visi darba uzdevumi būs paveikti. Man nebūs jātērē dažas dārgās nedēļas nogales stundas, lai iepirktos: es to varu izdarīt arī darba laikā!” – tā domā daudzi cilvēki, pirms uzsāk ārštata darbinieka karjeru. Un, kad sapnis kļūt par savu priekšnieku beidzot piepildās, bieži vien nākas noņemt rozā brilles un sastapties ar realitāti, kas nebūt ne vienmēr ir pozitīva. Mēģinājumi pārvarēt plaisu starp profesionālo un personīgo dzīvi nenoved pie labiem rezultātiem nevienā no šīm jomām.
Būdams ārštata darbinieks, savu darbu vajadzētu sākt nevis ar uzdevumu „medīšanu”, bet gan ar sava turpmākā grafika „nokārtošanu” un piemērotu darba apstākļu radīšanu mājās. Ar padomiem efektīvai laika plānošanai dalās nozares pētnieki, kā arī paši ārštata darbinieki, balstoties uz savu personīgo pieredzi. Ja jūs joprojām interesē šī tēma, iespējams, ka jūs vēl neesat atradis sev piemērotas „receptes”, kas, kā zināms, nav universālas.

Pastāvīga darba vieta mājās

Nevarat atraut acis no netīro trauku kalna, kas sakrājies trauku mazgājamajā mašīnā? Nevarat pretoties sava mājdzīvnieka aicinājumam spēlēties? Un televizorā skan multfilma, kas neveicina vēlmi strādāt? Tā vietā, lai mēģinātu distancēties no šādiem „mājdzīvnieku” stimuliem, pārliecinieties, ka tie jūs nesasniedz.

Vislabāk, ja jums ir atsevišķa telpa, kurā varat strādāt, lai, aizverot durvis, jūsu smadzenes varētu „pārslēgties” uz darba režīmu. Un tas ir skaidrs signāls jūsu ģimenei, ka jūsu vīrs/ sieva vai mamma/tētis strādā un, lai gan teorētiski ir mājās, viņu nevar traucēt. Ja tas nav iespējams, mēģiniet atrast pēc iespējas piemērotāku vietu jūsu profesionālajai darbībai, kur varat būt prom no mājām un kur jums ir pieejami visi nepieciešamie instrumenti (piemēram, neliels rakstāmgalds un krēsls guļamistabas stūrī).
Vēl viens priekšnoteikums jūsu darba stūrītim mājās ir kārtība. Varbūt nešķiet laikietilpīgi notīrīt putekļus uz rakstāmgalda vai savākt bērna rotaļlietas, taču tas novērš uzmanību, kas mazina efektivitāti un produktivitāti.

Nosakiet sākuma un beigu laiku

Strādājot mājās, var izvairīties no rīta un vakara sastrēgumiem. Tomēr tas nenozīmē, ka no rīta varat gulēt tik ilgi, cik vēlaties, un darba dienu pabeigt tad, kad varat. Šāda stundu „izmešana” ir gan fiziski, gan emocionāli nogurdinoša un, protams, negatīvi ietekmē darba efektivitāti. Kolēģi un klienti, kuri nezina jūsu precīzu darba grafiku, nezina, kurā laikā zvanīt uz darbu, un ģimenes locekļi nezina, kurā laikā ir viņu laiks. Viena no šī „haosa” sekām ir darbs līdz vēlai stundai un „izpārdotas” nedēļas nogales, cenšoties „panākt” jūsu darba kārtībā iekļautos mērķus un uzdevumus.

Protams, jūsu darba grafikam nav jābūt „normālam”, t. i., no plkst. 8.00 līdz 17.00, bet konkrētība ir nepieciešama, ņemot vērā apstākļus un iekšējo produktivitātes „maksimumu” (piemēram, daži no noslogotākajiem laikiem ir vakarā). Jūs varat „diktēt” savu darba laiku citiem, norādot to savā e-pasta parakstā un atgādinot sev, piemēram, uzstādot modinātāju telefonā, kas var ieslēgties ne tikai no rīta, kad ir laiks celties, bet arī vakarā, kad jums ir jāpabeidz darbs.

Izvirziet konkrētus mērķus

Pat ja jums nav priekšnieka, kas ar pirkstu norāda, kas un kad ir jāizdara, neļaujiet, lai jūsu darbs pārvērstos par haosu. Konkrēti, skaidri izmērāmi mērķi var attiekties gan uz darba uzdevumu izpildi, gan uz procesu mācīties pareizi plānot savu laiku. Piemēram, ja esat izvirzījis sev mērķi samazināt sociālo tīklu lietošanas laiku (darba laikā) līdz 30 minūtēm, novērtējiet, cik labi esat sasniedzis šo un citus mērķus. Īstermiņa un ilgtermiņa mērķi ne tikai palīdz jums efektīvāk pārvaldīt savu laiku, ieviešot kārtību un organizēt darbu, bet arī palīdz jums pamanīt jomas, kurās ir nepieciešami uzlabojumi.

Sastādiet detalizētu darba kārtību

Ja jums ir jāsadala diena starp ģimeni un darbu, piemēram, ar bērniem, sastādiet dienas plānu, kurā īpaši atspoguļots katrai no šīm jomām atvēlētais laiks. Jums jācenšas līdzsvaroti sadalīt mājas darbus, bērnu aprūpi un citus „mājas” darbus ar savu otro pusīti neatkarīgi no viņa/viņas profesionālās organizācijas veida.

Attiecībā uz darba uzdevumiem ieteicams tos sakārtot prioritārā secībā pēc svarīguma, aplēšot to izpildei atvēlēto laiku. Protams, dienas beigās neaizmirstiet izvērtēt, kā jums ir izdevies paveikt uzdevumus, un plānot nākamo darba dienu.

Neesiet „barbie deviņnieks”.

„Daudzuzdevumu veikšana ir prasme, kas mūsdienu darba tirgū tiek augstu vērtēta, taču tā ir jāizmanto taupīgi, lai būtu produktīva. Nevajadzētu ne tikai „skriet” no mājasdarbiem uz darbu, bet arī „iespiest” vairākus uzdevumus vienā. Atkarībā no uzdevuma sarežģītības veltiet 45 līdz 60 minūtes vienam no tiem, nododiet to pleciem (obligāti!) un pēc tam atgriezieties pie tā paša uzdevuma vai pāriet pie cita atkarībā no situācijas.

Atbildīgi izmantojiet viedās tehnoloģijas

Droši vien ir pašsaprotami, ka ritināšana sociālajos tīklos nepapildina produktivitāti, bet gluži pretēji – „apēd” daudz jūsu dārgā laika. Tas nozīmē, ka jūs, iespējams, nespēsiet laikus paveikt plānotos uzdevumus un būs jāstrādā „virsstundas”. Ne tikai tiks sabojāta jūsu rūpīgi plānotā darba kārtība, bet arī jūs būsiet spiests atņemt laiku no savas personīgās un ģimenes „rezerves”.

Darba laikā pārlūkojiet tikai tās tīmekļa vietnes, kas ir tieši saistītas ar jūsu darbu. Protams, ne visiem ir greznība izslēgt mobilo tālruni vai vismaz ieslēgt klusuma režīmu (darba zvaniem, zvaniem no bērnu skolas u. c.), taču tas nenozīmē, ka jums tajā jāskatās ik pēc pāris minūtēm. Pietiek, piemēram, ik pēc pāris stundām pārbaudīt saņemtos ziņojumus vai veikt plānotos zvanus.

Protams, ir grūti un nav vērts pilnībā atslēgties no viedajām tehnoloģijām darba dienas laikā. Izmantojot plašu mobilo un datora aplikāciju klāstu, jūs varat atrast noderīgus risinājumus, kas palīdzēs efektīvāk plānot dienu un veikt citus uzdevumus, kas palīdz jums būt produktīvākiem.

Ņemiet atvaļinājumu, lai gan ārštata darbinieki par to nesaņem atalgojumu.

Jā, brīvmāksla ļauj strādāt no jebkuras vietas pasaulē. Jūs malkojat kokteili zem palmas un… strādājat, strādājat, strādājat. Īsts sapņu „atvaļinājums”! Vai tiešām? Godīgi sakot, cik ilgi jūs varat saglabāt produktivitāti un motivāciju, atņemot sev kvalitatīvu atpūtu, kad esat fiziski un emocionāli atrauti no darba? Tas ir, iemācoties ignorēt faktu, ka atšķirībā no algotiem ārštata darbiniekiem diemžēl neviens nemaksā atvaļinājuma naudu. Un, atmetot bažas par risku, ka klients pārtrauks ar jums sadarboties, ja jūs atbildēsiet, ka šeit un tagad darīsiet „degošu” darbu (kaut arī esat atvaļinājumā!).
Ja jums būs pareiza darba kārtība, „ieprogrammēta”, lai būtu efektīvāka, un, protams, tās pieturēsieties, jūs nopelnīsiet pietiekami daudz, lai nebūtu „jāpārdod” atvaļinājums, ko jūs noteikti esat pelnījis.

Ieteikumu būtība ārštata darbiniekiem par to, kā efektīvi pārvaldīt savu laiku, ir iemācīties strādāt tā, it kā jūs strādātu „parastā” darbā, lai gan nav priekšnieka, kas jūs izsauktu uz paklāja, nav centīga kolēģa, kas sēž tajā pašā kabinetā, nav ikmēneša top izpildītāja un nav kaitinoša mājdzīvnieka fonā (vai, labākajā gadījumā, aiz durvīm). Atklājot sev piemērotas „receptes”, jūs ne tikai palīdzēsiet izveidot darba un privātās dzīves līdzsvara grafiku, bet arī gūsiet reālas priekšrocības, ko sniedz pašnodarbinātība.